Tietosuoja S-ryhmän hotelleissa ja ravintoloissa

TIE­TO­SUO­JA­SE­LOS­TE(25.5.2018 al­kaen)
Eu­roo­pan Unio­nin ylei­nen tie­to­suo­ja-ase­tus (EU) 2016/679, ar­tiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Suo­men Osuus­kaup­po­jen kes­kus­kun­ta SOK
Pos­tio­soi­te: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
Käyn­tio­soi­te: Fle­min­gin­ka­tu 34, 00510 Hel­sin­ki
Y-tun­nus: 0116323-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tie­to­suo­ja­vas­taa­va@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

tie­to­suo­ja.mara@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Mat­kai­lu- ja ra­vit­se­mis­kau­pan asia­kas­re­kis­te­ri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus on:

• Huone-, pöytä- ja tilavarausten käsittely, palvelun tuottaminen
• Asiakkaan tunnistaminen
• Asiakassuhteen hoito, asiakkaan huomioiminen
• Varauksiin liittyvä asiakasviestintä, asiakkaan kontaktointi
• Markkinointiviestintä
• Häiriötilanteiden selvittäminen ja niistä tiedottaminen
• Kanta-asiakas- ja Bonus-ohjelmien ostojen kerryttäminen
• Viisumipuollot Venäjän hotelleja varattaessa
• Varauspalkkioiden maksattaminen. Varauspalkkioita voivat olla esimerkiksi matkatoimistojen varauspalkkiot
• Asiakaspalvelun kehittäminen, palvelun kehittämiseen liittyvät tutkimukset
• Osapuolten oikeuksien turvaaminen ja palvelun oikeellisuuden varmistaminen

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

La­kiin ja ase­tuk­seen pe­rus­tu­vat

• Kansalaisuus (asetus EU 692/2011), ostotiedot tai niiden osat kirjanpitoa varten (laki 1336/1997)

Re­kis­te­röi­dyn suo­jaa­mi­sek­si

• Maksukorttitiedot ja niihin liittyvät osto- ja maksutapahtumat kortin myöntäneen tahon ohjeistusten mukaisesti

So­pi­mus­pe­rus­tei­ses­ti

• Varauksiin liittyvät asiakastiedot kuten nimi- ja yhteystiedot
• kielikoodit, tieto kanssamatkustajista tai tilaisuuteen osallistujista
• laskutus- tai muut maksu- tai maksutapatiedot
• hinnoitteluperuste, kuten tieto yritysasiakkuudesta tai muu tieto hintaan vaikuttavista tekijöistä.
• Ostotiedot ja tiedot varatuista tai käytetyistä palveluista ml. ostopaikat
• varatun palvelun taso kuten huonetyyppi sekä muut tiedot halutuista palveluista.
• Tieto henkilön kuulumisesta S-ryhmän omien tai yhteistyökumppaneiden kanta-asiakasjärjestelmiin kuten asiakasomistajuus ja S-Card tai lentoyhtiöiden kanta-asiakkuudet

Oi­keu­te­tun edun pe­rus­teel­la ke­rät­tä­viä tie­to­ja

• Sukupuoli, tiedot menneistä ja tulevista varauksista
• Puhelutallenteet, sähköpostikirjeenvaihto
• Verkko- ja applikaatio-vierailut lisätietoja >>
  
  Rekisteröidyn suostumuksella voidaan lisäksi kerätä muita tietoja palvelun toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tieto ruokavaliosta tai esteettömyydestä.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Ha­luam­me pal­vel­la asiak­kai­tam­me hei­dän tar­peen­sa ja toi­veen­sa huo­mioi­den. Kun kä­sit­te­lem­me tie­toa tit­te­lis­tä, su­ku­puo­les­ta, tai tie­toa ai­em­mis­ta tai tu­le­vis­ta va­rauk­sis­ta voim­me esi­täyt­tää mat­kus­ta­ja­kor­tit, huo­mioi­da asiak­kaan toi­veet ho­tel­lis­sa tai ra­vin­to­las­sa tai huo­mioi­da asiak­kait­tam­me eri­tyi­ses­ti esi­mer­kik­si juh­la­py­hi­nä tai syn­ty­mä­päi­vi­nä. Mat­kai­lu on elä­mys­toi­mia­la, jossa yö­py­mi­seen tai ra­vin­to­la­käyn­tiin liit­tyy muu­ta­kin kuin fyy­si­set puit­teet. Osana elä­myk­sel­li­syyt­tä ho­tel­lien ja ra­vin­to­loi­den myös ole­te­taan tun­nis­ta­van asiak­kaan­sa ja huo­mioi­van hei­dän eri­tyis­tar­peen­sa.

Ha­luam­me myös huo­mioi­da asiak­kaam­me pa­rem­min ja pa­ran­taa pal­ve­lua hyö­dyn­tä­mäl­lä  esi­mer­kik­si asiak­kaan au­to­maat­tis­ta tun­nis­tus­ta hänen ol­les­saan yh­tey­des­sä asia­kas­pal­ve­luum­me.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Su­ku­ni­mi, etu­ni­met, yh­teys­tie­dot kuten pu­he­lin­nu­me­ro ja säh­kö­pos­tio­soi­te. Osoi­te­tie­dot kuten ko­tio­soi­te ja mah­dol­li­nen muu osoi­te kuten työ­pai­kan osoi­te asiak­kaan il­moi­tuk­sen mu­kai­ses­ti.

Kie­li­koo­di, tit­te­lis­tä mah­dol­li­ses­ti pää­tel­tä­vis­sä­ole­va su­ku­puo­li, kan­sa­lai­suus, ho­tel­lis­sa mu­ka­na yö­py­vät hen­ki­löt, mah­dol­li­nen S-ryh­män hen­ki­lö­kun­ta­tie­to, kanta-asia­kas­kort­tien ta­so­tie­to.

Hin­ta­pe­rus­te kuten yri­tys­tie­to tai muu mah­dol­li­nen huo­ne­hin­taan vai­kut­ta­va tieto kuten kam­pan­ja­koo­di.

Las­ku­tet­taes­sa las­ku­tuso­soi­te mi­kä­li muu kuin an­ne­tut muut osoi­te­tie­dot. Tieto mah­dol­li­ses­ta poik­kea­vas­ta, mui­hin asiak­kai­siin vai­kut­ta­vas­ta käyt­täy­ty­mi­ses­tä tai esi­mer­kik­si mak­sun suo­rit­ta­mat­ta­jät­tä­mi­ses­tä.

Syn­ty­mä­ai­ka ja pas­sin nu­me­ro eril­li­sel­lä suos­tu­muk­sel­la, mi­kä­li asia­kas ha­lu­aa it­sel­leen toi­mi­tet­ta­van vii­su­mi­puol­to­do­ku­men­tit Pie­ta­rin ho­tel­le­ja va­rat­taes­sa.

Muut pal­ve­lun to­teut­ta­mis­ta pa­ran­ta­vat tie­dot kuten tie­dot ruo­ka­va­liois­ta tai huo­neen es­teet­tö­myy­des­tä.

Tieto men­neis­tä ja tu­le­vis­ta va­rauk­sis­ta sekä osto- ja mak­su­ta­pa­tie­dot.

Kanta-asia­kas­kort­tien tie­dot sekä yh­teis­työy­ri­tys­ten kuten len­to­yh­tiöi­den kanta-asiak­kuus­tie­dot.

Mah­dol­li­set pu­he­lu­tal­len­teet, kon­tak­toin­ti­his­to­ria.

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiak­kei­den nimi- ja yh­teys­tie­dot, mark­ki­noin­ti­suos­tu­mus tai –kiel­to, tieto kanta-asiak­kuuk­sis­ta, tu­le­vien va­raus­ten tie­dot, men­nei­den ma­joi­tus­va­raus­ten tai ra­vin­to­la­käyn­tien tie­dot, vii­su­mi­puol­toi­hin tar­vit­ta­vat tie­dot. Pu­he­lu­tal­len­teet ja yh­tey­den­ot­to­his­to­ria.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Ke­rät­tä­vät tie­dot saa­daan suo­raan asiak­kaal­ta tai asiak­kaan va­rauk­sen tuot­ta­nees­ta jär­jes­tel­mäs­tä. Täl­lai­sia jär­jes­tel­miä voi­vat olla esi­mer­kik­si pe­rin­teis­ten mat­ka­toi­mis­to­jen käyt­tä­mät jär­jes­tel­mät tai net­ti­va­rauk­sia vä­lit­tä­vien toi­mi­joi­den jär­jes­tel­mät.

Ryh­mä­va­raus­ten yh­tey­des­sä tie­dot saa­daan va­raus­ta hen­ki­lön puo­les­ta hoi­ta­val­ta ta­hol­ta.

Vail­li­nai­sia tie­to­ja täy­den­ne­tään asiak­kaan il­moi­tuk­sen pe­rus­teel­la ho­tel­lien ke­rää­mäs­tä la­ki­sää­tei­ses­tä ma­joi­tus­re­kis­te­ris­tä (laki 308/2006).

Hen­ki­lö­tie­to­ja voi­daan päi­vit­tää myös Väes­tö­re­kis­te­ri­kes­kuk­sen ja muun osoi­te­päi­vi­tys ja muuta vas­taa­vaa pal­ve­lua tar­joa­van re­kis­te­rin­pi­tä­jän re­kis­te­reis­tä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Tie­to­ja siir­re­tään mui­hin S-ryh­män re­kis­te­rei­hin esi­mer­kik­si Asia­kas­o­mis­ta­jien ostotiedon ker­ryt­tä­mi­sek­si.

Asia­kas- ja va­raus­tie­dot siir­re­tään OOO So­ko­te­lin ope­roi­miin ho­tel­lei­hin Pie­ta­ris­sa niitä va­rat­taes­sa. Pie­ta­rin yk­si­köi­tä kos­ke­vat pa­laut­teet ja va­rauk­sia kos­ke­vat ky­se­lyt voi­daan siir­tää OOO So­ko­te­lil­le.

Asia­kas- ja yö­py­mis­tie­dot lä­he­te­tään asian­omai­sil­le part­ne­reil­le, mi­kä­li hen­ki­lö ha­lu­aa ker­ryt­tää os­to­jaan part­ne­rei­den yl­lä­pi­tä­mis­sä kanta-asia­kas­jär­jes­tel­mis­sä.

Matkapaketteja (Laki matkapalveluyhdistelmistä (901/2017, 3§) ostaneiden asiakkaiden tiedot voidaan luovuttaa toisen palvelun tuottavalle yhteistyökumppanille, kuten teatterille.

Va­raus­tie­dot ja asiak­kaan ni­mi­tie­to lä­he­te­tään mat­ka­toi­mis­to­palk­kioi­ta vä­lit­tä­viin jär­jes­tel­miin.

Asia­kas- ja yö­py­mis­tie­to­ja toi­mite­taan Ra­dis­son Blu –ho­tel­leis­ta li­sens­sin­hal­ti­jal­le mm.kanta-asiak­kuu­teen liit­ty­vien os­to­jen ker­ryt­tä­mi­sek­si.

Asiak­kaan an­taes­sa pa­lau­tet­ta ho­te­liyö­py­mi­ses­tä ta ra­vin­to­la­ko­ke­muk­ses­ta, voi­daan hänen tie­ton­sa siir­tää tut­ki­muk­sen to­teut­ta­val­le ta­hol­le au­to­ma­ti­soi­dus­ti.

Huo­leh­dim­me kump­pa­nei­dem­me hen­ki­lö­tie­to­jen suo­jan riit­tä­väs­tä ta­sos­ta lain­sää­dän­nön edel­lyt­tä­mäl­lä ta­val­la.

Tie­to­ja voi­daan siir­tää pal­ve­lun tuot­ta­mi­sek­si mui­hin S-ryh­män re­kis­te­rei­hin, esi­mer­kik­si liit­ty­mi­sen yh­tey­des­sä tie­to­ja siir­re­tään asia­kas­pal­ve­lun pa­ran­ta­mi­sek­si SOK Mat­kai­lu- ja ra­vit­se­mis­kau­pan ket­juoh­jauk­sen asia­kas­re­kis­te­riin.

Luo­vu­tam­me tie­to­ja vi­ran­omai­sil­le voi­mas­sao­le­van lain­sää­dän­nön sal­li­mis­sa ja vel­voit­ta­mis­sa ra­jois­sa esi­mer­kik­si vi­ran­omais­ten tie­to­pyyn­töi­hin vas­tat­taes­sa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Ve­nä­jän ho­tel­le­ja va­rat­taes­sa va­rauk­seen lii­te­tyt hen­ki­lö­tie­dot luo­vu­te­taan OOO So­ko­te­lin yl­lä­pi­tä­mään ym­pä­ris­töön. OOO So­ko­tel nou­dat­taa tie­to­jen­kä­sit­te­lys­sä pai­kal­lis­ta lain­sää­dän­töä. Suo­ja­ta­kei­na Eu­roo­pan ko­mis­sion hy­väk­sy­mät mal­li­so­pi­mus­lausek­keet 2004/915/EY re­kis­te­rin­pi­tä­jien vä­lil­lä.

Siir­ret­täes­sä tie­to­ja Ame­ri­kan Yh­dys­val­toi­hin, edel­ly­täm­me tie­to­jen vas­taa­not­ta­jien ole­van EU-US Pri­vacy Shield –ser­ti­fioi­tu­ja.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Va­rauk­siin liit­ty­vä hen­ki­lö­tie­to ano­ny­mi­soi­daan tai pois­te­taan vii­meis­tään, kun hen­ki­lön vii­mei­sim­mäs­tä va­rauk­ses­ta on ku­lu­nut kolme vuot­ta. Tästä poik­keuk­se­na kir­jan­pi­to­lain­sää­dän­nön (laki 1336/1997) edel­lyt­tä­mät tie­dot, jotka säi­ly­te­tään eril­li­ses­sä SOK ta­lou­den yl­lä­pi­tä­mäs­sä jär­jes­tel­mäs­sä.

Mah­dol­li­sia pu­he­lu­tal­len­tei­ta säi­ly­te­tään kou­lu­tus­tar­koi­tuk­siin, os­a­puol­ten oi­keuk­sien tur­vaa­mi­sek­si ja pal­ve­lun oi­keel­li­suu­den var­mis­ta­mi­sek­si enin­tään kuusi kuu­kaut­ta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus tar­kis­taa it­se­ään kos­ke­vat tie­dot tai kor­ja­ta niitä täyt­tä­mäl­lä tie­to­pyyn­tö­lo­ma­ke S-ryh­män in­ter­net-si­vus­tol­la tai asia­kas­pal­ve­lu­pis­tees­sä, jossa pyyn­nön esit­tä­jän hen­ki­löl­li­syys to­den­ne­taan.

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus it­se­ään kos­ke­vien tie­to­jen pois­ta­mi­seen sillä edel­ly­tyk­sel­lä, ettei re­kis­te­rin­pi­tä­jäl­lä ole lain­mu­kais­ta pe­rus­tet­ta tie­don säi­lyt­tä­mi­seen. Tie­to­jen pois­to­pyyn­tö teh­dään käy­mäl­lä S-ryh­män asia­kas­pal­ve­lu­pis­tees­sä tai esi­mer­kik­si S-ryh­mään kuu­lu­van ho­tel­lin vas­taa­no­tos­sa, jossa pois­to­pyyn­nön te­ki­jän hen­ki­löl­li­syys to­den­ne­taan.

Mi­kä­li re­kis­te­röi­ty ha­lu­aa käyt­tää oi­keut­taan kä­sit­te­lyn ra­joit­ta­mi­seen tai vas­tus­ta­mi­soi­keut­taan, voi hän sen tehdä ot­ta­mal­la yh­teyt­tä re­kis­te­rin­pi­tä­jään. Yh­tey­den­ot­toa re­kis­te­rin­pi­tä­jään tar­vi­taan myös, mi­kä­li re­kis­te­röi­ty ha­lu­aa siir­tää tie­ton­sa jär­jes­tel­mäs­tä toi­seen.

Jos hen­ki­lö ha­lu­aa käyt­tää oi­keuk­si­aan tai saada li­sä­tie­toa hen­ki­lö­tie­to­jen­sa kä­sit­te­lys­tä, hän voi olla yh­tey­des­sä tässä se­los­tees­sa mai­nit­tuun re­kis­te­rin­pi­tä­jään.

Hen­ki­löl­lä on myös oi­keus tehdä va­li­tus val­von­ta­vi­ran­omai­sel­le, jos hän kat­soo, että häntä kos­ke­vien hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lys­sä ri­ko­taan so­vel­tu­vaa tie­to­suo­ja­sään­te­lyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Suo­ra­mark­ki­noin­ti­suos­tu­muk­sen pe­ruut­ta­mi­nen teh­dään uu­tis­kir­jeen mu­ka­na tu­le­van lin­kin kaut­ta.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle.

Va­raus voi­daan tehdä ai­noas­taan, mi­kä­li asiak­kaan hen­ki­lö­tie­dot luo­vu­te­taan pal­veun­tar­joa­jal­le (ho­tel­li, ra­vin­to­la, ko­kous­paik­ka). Va­raus­ta ei voida tehdä mi­kä­li tie­to­ja ei saada.

Suos­tu­muk­sel­la ke­rät­tä­vien tie­to­jen luo­vut­ta­mat­ta­jät­tä­mi­nen voi vai­kut­taa tar­jot­ta­vaan pal­ve­luun, esi­mer­kik­si Ve­nä­jän vii­su­mi­puol­to­kir­jei­tä ei voida toi­mit­taa asiak­kaal­le ilman pas­si­nu­me­roa, syn­ty­mä­ai­ka­tie­toa tai su­ku­puol­ta.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Pro­fi­loin­tia käy­te­tään mark­ki­noin­ti­vies­tin­nän koh­den­ta­mi­seen esi­mer­kik­si niin, että vies­ti lä­he­te­tään suo­ra­mark­ki­noin­ti­lu­van niin sal­lies­sa hen­ki­löil­le, joil­la on S-Card.

Pro­fi­loin­nis­ta ei ai­heu­du re­kis­te­röi­dyl­le oi­keu­del­lis­ta vai­ku­tus­ta.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja huo­lel­li­ses­ti koko nii­den elin­kaa­ren ajan käyt­tä­mäl­lä asian­mu­kai­sia tie­to­suo­ja- ja tie­to­tur­val­li­suus­kei­no­ja. Jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jat kä­sit­te­le­vät hen­ki­lö­tie­to­ja tie­to­tur­val­li­sis­sa pal­ve­lin­ti­lois­sa. Pää­syä hen­ki­lö­tie­toi­hin on ra­joi­tet­tu ja hen­ki­lös­töl­lä on sa­las­sa­pi­to­vel­vol­li­suus.

S-ryh­mäs­sä suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja muun muas­sa en­na­koi­val­la ris­kien­hal­lin­nal­la ja tur­val­li­suus­suun­nit­te­lul­la, tie­to­lii­ken­teen suo­ja­kei­noin, tie­to­jär­jes­tel­mien jat­ku­val­la yl­lä­pi­dol­la, var­muus­ko­pioi­mal­la sekä käyt­tä­mäl­lä tur­val­li­sia lai­te­ti­lo­ja, ku­lun­val­von­taa ja tur­val­li­suus­jär­jes­tel­miä. Hen­ki­lö­tie­to­ja si­säl­tä­vät fyy­si­set asia­kir­jat säi­ly­te­tään al­ku­kä­sit­te­lyn jäl­keen lu­ki­tuis­sa ja pa­lo­tur­val­li­sis­sa säi­ly­tys­ti­lois­sa. Käyt­tö­oi­keuk­sien myön­tä­mi­nen ja seu­ran­ta on hal­lit­tua. Kou­lu­tam­me hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyyn osal­lis­tu­vaa hen­ki­lö­kun­taam­me sään­nöl­li­ses­ti ja huo­leh­dim­me siitä, että myös yh­teis­työ­kump­pa­niem­me hen­ki­lös­tö ym­mär­tää hen­ki­lö­tie­to­jen luot­ta­muk­sel­li­sen luon­teen ja tur­val­li­sen kä­sit­te­lyn mer­ki­tyk­sen. Va­lit­sem­me käyt­tä­mäm­me ali­hank­ki­jat huo­lel­li­ses­ti. Päi­vi­täm­me jat­ku­vas­ti si­säi­siä käy­tän­tö­jäm­me ja oh­jei­tam­me.

Jos kai­kis­ta suo­ja­toi­mis­tam­me huo­li­mat­ta hen­ki­lö­tie­dot jou­tu­vat vää­riin kä­siin, on mah­dol­lis­ta, että hen­ki­lö­tie­to­ja käy­te­tään vää­rin ja esi­mer­kik­si an­sait­tu­ja etuja voi­daan käyt­tää vää­rin pe­rus­tein. Jos ha­vait­sem­me täl­lai­sen ta­pah­tu­man, ryh­dym­me vii­py­mät­tä sel­vit­tä­mään sitä ja py­rim­me es­tä­mään ai­heu­tu­vat va­hin­got. In­for­moim­me tie­to­tur­va­louk­kauk­ses­ta tar­vit­ta­via vi­ran­omai­sia ja re­kis­te­röi­ty­jä lain­sää­dän­nön vaa­ti­mus­ten mu­kai­ses­ti.

Säh­köi­nen tie­to­pyyn­tö >>

Tu­los­ta tie­to­pyyn­tö­lo­ma­ke >>

Lisätietoja miten käsittelemme henkilötietojasi S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä >>

Facebook-sivut

Noudatamme SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan ketjuohjauksen ylläpitämillä Facebook-yhteisösivuilla S-ryhmän yleistä Facebook-sivuja koskevaa tietosuojakäytäntöä.

Lue tarkempi tietosuojainformaatio:
https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/facebook-sivut

SOK:n tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@sok.fi

Lisätietoja S-ryhmän tietosuojakäytännöistä ja henkilötietojen käsittelystä löydät:
www.s-ryhmä.fi/tietosuoja

Matkailu- ja ravitsemiskaupan sopimusruokailurekisteri