Inom S-gruppen behandlar vi personuppgifter för att kunna ge dig så bra service som möjligt. Vi har personuppgifter om våra hotell- och restaurangkunder, affärspartner och vår personal. Personuppgifter är till exempel förnamn, efternamn, telefonnummer eller den information som samlats in vid användning av en tjänst.
Inom S-gruppen har vi ordnat behandlingen av personuppgifter i olika personuppgiftsregister enligt användningsändamålet för uppgifterna. Därmed används till exempel uppgifterna i stamkundsregistret för S-Card endast för skötsel av stamkundsprogrammet.
De flesta register som våra hotell och restauranger använder upprätthålls av SOK Styrenheten för rese-, hotell- och restaurangbranschens kundregister. Det är dock möjligt att våra enheter även själva fungerar som så kallade personuppgiftsansvariga för sina egna personuppgiftsregister.
Behandling av personuppgifter
Vilka personuppgifter samlar vi om dig?
I S-gruppens personuppgiftsregister behandlas personuppgifter om kunder, personal och affärspartner. De personuppgifter som behandlas i vart och ett av registren grundar sig på användningsändamålet för ifrågavarande register. I personuppgiftsregistren behandlas endast uppgifter som är nödvändiga för användningsändamålet.
För vilka ändamål använder vi dina personuppgifter?
Vi använder uppgifterna i S-gruppens personuppgiftsregister för de användningsändamål som har definierats i förväg för ifrågavarande register. Sådana användningsändamål kan beroende på register vara till exempel funktioner för skötsel av kundprogrammet.
Var får vi dina personuppgifter?
De personuppgifter om dig som finns i S-gruppens personuppgiftsregister är i huvudsak sådana uppgifter som du själv har lämnat till exempel när du har bokat hotellrum eller bord i våra restauranger
Rättsgrund för behandling av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter i S-gruppens personuppgiftsregister har flera rättsgrunder, såsom lag, avtal, samtycke och berättigat intresse.
Vem behandlar dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas endast av de arbetstagare hos S-gruppen och våra tjänsteleverantörer till vars arbetsuppgifter det hör. Vi behandlar alltid dina personuppgifter omsorgsfullt och följer god sed för informationshantering.
I dataskyddsbeskrivningarna för de olika personuppgiftsregistren finns utförligare information om det ovan nämnda.
Mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter finns i S-gruppens ägarkunds- och kundregister
Rese-, hotell- och restaurangbranschens kundregister
DATASKYDDSREGISTER (fr.o.m. 25.5.2018)
Europeiska Unionens dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19
1. Personuppgiftsansvarig
Centrallaget för Handelslagen i Finland SOK
Postadress: PB 1, 00088 S-GRUPPEN
Besöksadress: Flemingsgatan 34, 00510 Helsingfors
FO-nummer 0116323-1
2. Den dataskyddsansvariges kontaktuppgifter
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Kontaktuppgifter till person som sköter registerärenden
tietosuoja.mara@sok.fi
4. Registrets namn
Rese-, hotell- och restaurangbranschens kundregister
5. Ändamål med behandling av personuppgifter
Ändamålet med behandling av personuppgifter är:
- hantera rums-, bords- och lokalbokningar, tillhandahålla tjänsten
- identifiera kunden
- sköta kundrelationer, tillmötesgå kunden
- kundkommunikation relaterad till bokningar, kontakta kunden
- marknadsföringskommunikation
- reda ut störningar och informera om dem
- samla köp inom stamkunds- och Bonus-programmen
- betala bokningsavgifter. Bokningsavgifter innefattar till exempel resebyråernas bokningsavgifter.
- utveckla kundtjänst, undersökningar relaterade till utveckling av tjänster
- säkra parternas rättigheter och tjänstens riktighet.
6. Grund för behandling av personuppgifter
Utifrån lagen och förordningen
- Nationalitet (förordning EU 692/2011), köpuppgifter eller deras delar för bokföringen (lag 1336/1997)
Skydda den registrerade
- Betalkortsuppgifter och relaterade köp- och betalningstransaktioner i enlighet med anvisningar från den aktör som har beviljat kortet
Grundat på avtal
- Kunduppgifter relaterade till bokningar, till exempel namn och kontaktuppgifter
- språkkoder, uppgifter om medresenärer eller deltagare i evenemanget
- fakturerings- eller andra betalnings- eller transaktionsuppgifter
- prisgrund, till exempel uppgifter om företagskundrelation eller andra uppgifter som påverkar priset.
- Köpuppgifter och uppgifter om bokade eller använda tjänster inkl. inköpsställen
- standarden på tjänsten som har bokats samt andra uppgifter om önskade tjänster.
- Uppgifter om personen ingår i S-gruppens egna eller samarbetspartners stamkundssystem, till exempel ägarkundskap och S-Card eller flygbolagens stamkundskap.
Uppgifter som samlas in utifrån berättigat intresse
- Kön, uppgifter om tidigare och kommande bokningar
- Inspelade samtal, e-postkommunikation
7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse
Vi vill betjäna våra kunder genom att ta deras behov och önskemål i beaktande. När vi behandlar uppgifter om titel, kön eller uppgifter om tidigare eller kommande bokningar kan vi komma att presentera resenärskort, beakta kundens önskemål på hotellet eller i restaurangen eller uppmärksamma kunderna speciellt i samband med helgdagar eller födelsedagar. Resebranschen är relaterad till upplevelser, där övernattningar eller restaurangbesök innefattar mer än inramningen. En del av det är att hotellen och restaurangerna förutsätts veta vilka kunderna är och ta deras specialbehov i beaktande.
Vi vill också uppmärksamma våra kunder på ett bättre sätt och förbättra tjänsten, till exempel genom att identifiera kunden automatiskt när denne kontaktar kundtjänst.
8. Personuppgifter som behandlas
Efternamn, förnamn, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress. Adressuppgifter som hemadress och eventuella andra adresser, till exempel till arbetsplatsen enligt det kunden har meddelat.
Språkkod, kön som potentiellt kan bestämmas utifrån titel, nationalitet, personer som övernattar på hotellet, möjliga personaluppgifter i S-gruppen, stamkundskortens kategori
Prisgrund, till exempel företagsuppgifter eller andra uppgifter som eventuellt inverkar på rumspriset, till exempel en kampanjkod
Faktureringsadress vid fakturering om den skiljer sig från övriga adressuppgifter. Uppgifter om eventuellt avvikande beteende som påverkar kunder eller till exempel att betalning inte har gjorts.
Födelsedatum.
Andra uppgifter som förbättrar tjänsten, till exempel uppgifter om kost eller rummets hinderslöshet
Uppgifter om genomförda och kommande bokningar samt uppgifter om köp och betalningsmetod.
Uppgifter på stamkundskort samt samarbetsföretagens, till exempel flygbolagens stamkundsuppgifter
Eventuella inspelade samtal, kontakthistorik
9. Personuppgiftsgrupper som behandlas
Kundernas namn- och kontaktuppgifter, marknadsföringsgodkännande eller -förbud, uppgifter om stamkundskap, uppgifter om kommande bokningar, uppgifter om tidigare övernattnings- eller restaurangbokningar. Samtalsinspelningar och kontakthistorik.
10. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor
Uppgifterna som samlas in kommer direkt från kunden eller ett system som har genererat kundens bokning. Sådana system är till exempel system som används av traditionella resebyråer eller system hos aktörer som förmedlar webbokningar.
I samband med gruppbokningar anges uppgifterna av den aktör som gör bokningen åt personen.
Valfria uppgifter kompletteras utifrån meddelande av kunden från ett lagstadgat övernattningsregister (lag 308/2006) som hotellen samlar in.
Personuppgifter kan även uppdateras med hjälp av Befolkningsregistercentralens register eller något annat register som upprätthålls av en personuppgiftsansvarig som tillhandahåller adresstjänster, uppdateringstjänster och liknande tjänster.
11. Mottagare av personuppgifter
Uppgifterna översänds till S-gruppens andra register, till exempel för att samla in ägarkundernas köpdata.
Kund- och övernattningsuppgifter skickas till berörda partner om personen vill registrera köpen i partnernas stamkundsprogram.
Personuppgifter för de kunder som har köpt en paketresa (lagen om kombinerade resetjänster 901/2017, 3§) kan överlåtas till en samarbetspartner som tillhandahåller en annan tjänst, t.ex. en teater.
Bokningsuppgifter och kundens namnuppgift skickas till system som förmedlar resebyråarvoden. Vi lämnar även över reservationsuppgifterna till S-gruppens ägarkunds- och kundregister i marknadsföringssyfte.
Kund- och övernattningsuppgifter skickas från Radisson Blu-hotell till licensinnehavaren för att bland annat registrera köp relaterade till stamkundskapet.
När kunden ger feedback om en hotellövernattning eller ett restaurangbesök kan dennes uppgifter översändas automatiskt till aktören som genomför undersökningen.
Vi sörjer för att våra partner har skydd för personuppgifter i enlighet med lagstiftningen.
Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter i enlighet med lagstiftningens villkor och skyldigheter, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.
12. Överföring av personuppgifter till tredjeländer eller till en internationell organisation och skyddsgarantier som används
Personuppgifter överförs utanför EU och EES, om det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten. De avtal som krävs enligt den gällande lagstiftningen har slutits med våra servicepartners.
13. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid
Personuppgifterna relaterade till bokningar anonymiseras eller tas bort senast när det har gått tre år sedan personens senaste bokning.
Eventuella samtalsinspelningar lagras för utbildningsändamål, för att säkra parternas rättigheter och säkerställa tjänstens riktighet i upp till sex månader.
14. Den registrerades rättigheter
Den registrerade personen har rätt att kontrollera uppgifter om sig själv eller korrigera dem genom att fylla i en blankett om informationsbegäran på S-gruppens webbplats eller kundtjänstställe, där frågeställarens identitet verifieras.
Registrerade personer har rätt att ta bort uppgifter om sig själva under förutsättning att den personuppgiftsansvarige inte har en rättslig grund för att lagra uppgifterna. Begäran om radering görs genom att besöka S-gruppens kundtjänstställe eller till exempel i receptionen på S-gruppens hotell där frågeställarens identitet verifieras.
Om den registrerade vill utnyttja sin rätt till att begränsa eller motsätta sig behandlingen kan han eller hon kontakta den personuppgiftsansvarige. Man behöver kontakta den personuppgiftsansvarige om den registrerade vill låta överföra sina uppgifter från ett system till ett annat.
Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan han eller hon kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i detta dataskyddsregister.
Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.
15. Återkallande av samtycke
Eventuellt återkallande av samtycke till direktmarknadsföring görs via länken i nyhetsbrevet
16. Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal
En bokning kan bara göras om kundens personuppgifter överlåts till tjänsteleverantören (hotell, restaurang eller konferenslokal). Bokningen kan inte göras utan uppgifter.
Underlåtelse att lämna uppgifter som samlas in med samtycke kan inverka på tjänsten som erbjuds.
17. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering
Profilering används för att rikta in marknadsföringskommunikationen till exempel så att personen med S-Card får ett meddelande om det är tillåtet enligt tillståndet för direkt marknadsföring.
Profileringen skapar ingen rättslig påverkan på den registrerade.
18. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela den tid de finns hos oss genom adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. Systemleverantörerna behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.
I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-utrymmen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.
Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att missbruk av personuppgifter sker och till exempel intjänade förmåner används på felaktiga grunder. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.
